Die E-Rechnung wird in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, das dem europäischen Standard EN 16931 entspricht. Im Gegensatz zu PDFs oder anderen nicht strukturierten Formaten ermöglicht sie eine automatisierte Verarbeitung. Formate wie die XRechnung oder das hybride ZUGFeRD (PDF + XML) erfüllen diese Anforderungen. Bei letzterem handelt es sich um das aktuell am weitesten verbreitete E-Rechnungsformat zwischen Unternehmen.

Ab dem 01. Januar 2025 müssen Handwerksbetriebe in der Lage sein, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen, zu verarbeiten und revissionssicher zu archivieren. E-Rechnungen erhalten Handwerker beispielsweise von ihrem Großhändler oder Zulieferer. Ab 2027 sind sie, je nach Umsatz, auch verpflichtet, diese zu versenden.

Handwerksunternehmen sollten sich rechtzeitig auf die Umstellung vorbereiten.